人に説明をするのが苦手ということで悩んでいる方もいるでしょう。日常生活、学校、職場などさまざまな場面において人に何かを説明する必要がある場面はあります。うまくこちらの言いたいことが伝われば問題ありませんが、うまく伝わらないとトラブルの原因になることもあります。
特に集団生活の場である学校や職場などで重要なことが相手に伝わらない場合には、状況によってかなりのトラブルに発展することもあるでしょう。
できるだけキチンと相手に伝わる方法を学びましょう。
はっきりと大きな声で話す
はっきりと大きな声で相手にしっかりと伝わる声を出すことが重要です。小さな声で話しても相手が聞き取りにくいという点や声は聞こえてもどのような内容なのかはっきりわからないというような状況では意味がありません。相手が聞き取りやすいようにはっきりとした声、大きな声を意識して話すことが大切です。
内容をまとめる
相手に説明をする場合には、伝える内容をまとめるようにしましょう。だらだらと長い内容では何を伝えたいのか聞いている側が悩んでしまい、時間をかけて伝えても相手が理解していないということもあります。時間がかかってしまうと、聞いている側の集中力も途切れてしまうこともあり、できるだけ簡潔に内容をまとめて短時間で相手に伝わる内容を考えるなり、メモなどに書き出してみるといいでしょう。
頭の中でうまくまとめることができる方は、メモなどにまとめる必要はありませんが、人前で話す場合に、緊張して内容をうまく伝える自信がない場合には、メモなどにまとめて書いた内容をチェックしながら話すというのも一つの方法です。
重要なことは先に話す
わかりやすい説明としては、最初に重要な部分を話してしまうことが大切です。相手にも伝わりやすく、記憶に残りやすいため最初の段階で自分が重要だと思える部分に関してしっかりと相手に伝えておきましょう。その後、その重要な部分に関して内容の経緯など補足していくことで簡潔な内容で相手に伝わりやすい傾向があります。
最初の段階で経緯や手順、原因など順を追って話すほうがわかりやすいと感じ、手順を追って話す方も多い傾向がありますが、相手に理解しやすい話し方としては、先に要点が伝わりやすいように、重要な部分を先に話すことが大切です。
あいまいな表現は使わない
話す時に自分の感想や予想、予測などはっきりしていないことに対してあいまいな表現で話してしまうと、相手は話している内容を把握しにくくなるため、基本的には、確定している情報を正しく伝えるように心がけることが大切です。自分でもわからないことに対して憶測で話を続けてしまうと、矛盾点などが生じることもあり相手が混乱してしまうこともあります。
また、あいまいな表現は自信のなさにつながります。結果として話し方なども声が小さくなり、相手に伝わりにくくなる可能性がでてくるため、しっかりと相手に伝わるように話すためには自信を持って明確な情報を元にした内容で相手に伝えるようにしましょう。
余計な動作は控えることが大切
話す時の癖などはなかなか直しにくい面もありますが、時にはそれが原因で話している相手の気を散らせてしまうこともあります。話している本人は、あまり自覚症状はなくてもいつもとは違う仕草をしてしまう、大げさな動作をしてしまうことや頭に自然と手が触れてしまうなどちょっとした癖であっても、相手はその通常とは違う動作に意識が集中してしまうことがあります。
相手に理解して欲しい説明をしている最中に、聞いている相手の意識をわざわざそらすような仕草をしてしまうことは、相手の集中力を乱すことになります。
相手としっかりと向き合う
話す相手に対してあさっての方向に体を向けて話しても声がしっかりと伝わりません。相手に対して向き合いお互いの目を見て話すことが大切です。向き合うことで声が届きやすく相手も集中して話を聞くことができます。
ただし、状況によってはホワイトボードなど利用して相手にわかりやすい説明をするという場合もあります。その場合には、話す時に相手に背を向けず相手のほうへ体、顔を向けることが重要です。背を向けた状態では、相手に声が届きにくいというだけでなく、こちらの話す表情を相手がみられないため、伝わりにくい傾向があります。しっかりと相手を見て話すということは会話などをする場合には基本といえるでしょう。
最後に
いくつかのポイントを押さえるだけで、相手への伝わり方はかなり変わってきます。話し方を改善することが大切ですが、慣れてしまえば特に意識しなくてもできるようになる改善点ばかりです。
慣れるまでは自分の中で意識しておく必要がありますが、イメージとしては話す時にどうすれば相手に伝わりやすいのかという点をよく考えながら話すことが最も重要です。
人によって話し方の特徴、癖なども違います。自分にあった話し方を心がけることも大切なポイントです。
